Kto podejmuje decyzje pod nieobecność szefa?

W razie nieobecności przełożonego lub jednego z pracowników zazwyczaj wyznaczana jest osoba, która przejmuje jego obowiązki. Jednak co zrobić w przypadku, kiedy sytuacja w zakładzie pracy wymaga podjęcia ważnych decyzji? Kto jest odpowiedzialny za ich konsekwencje? Z takim pytaniem zwrócił się do nas czytelnik.

Więcej porad prawnych w serwisie Praca

Pracuję w małym zakładzie produkcyjnym, w którym nie ma ustalonej hierarchii pracowników. Kiedy nasz szef bierze wolne, często prosi o zastępstwo swojego brata. Brat nie jest pracownikiem zakładu i ma małą wiedzę o jego funkcjonowaniu. Po prostu przychodzi, otwiera zakład, sprawdza, czy wszyscy przyszli, a pod koniec dnia go zamyka. Problem pojawia się wtedy, kiedy do podjęcia są jakieś decyzje, a szef nie jest dostępny pod telefonem. Kto powinien je podjąć, skoro nikt nie jest do tego wyznaczony? Najczęściej podejmujemy je wspólnie z innymi pracownikami. Kto będzie odpowiadał za ewentualne błędy?
Na pytanie odpowiada Patrycja Roszczyniała -adwokat z Kancelarii Adwokackiej Patrycja Roszczyniała

Nawiązując stosunek pracy, pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zakres obowiązków pracownika związany jest z rodzajem świadczonej pracy (zajmowanym stanowiskiem) i określają go przepisy prawa pracy różnej rangi (art. 9 KP), postanowienia umowy o pracę oraz - jeżeli chodzi o ich konkretny kształt - zwyczaj zakładowy.

Zakładając, że wykonywana przez czytelnika praca nie należy do prac szczególnie niebezpiecznych, wskazać należy, że pracownicy wykonując swoją pracę., nie muszą pozostawać pod permanentnym nadzorem/obserwacją przełożonego (w przypadku czytelnika - "szefa") nad sposobem czy też właściwym tempem wykonywanych czynności. Wystarczy bowiem wskazanie zadania i zakreślenie terminu jego wykonania, a następnie kontrola jakości i terminowości wykonanej pracy (zob. wyr. SN: z 18.2.2016 r., II PK 352/14, Legalis oraz z 4.12.2019 r., II PK 97/18, Legalis). W związku z powyższym pracownicy podczas nieobecności pracodawcy powinni wykonywać nałożone na nich obowiązki.


Odpowiedź na przedstawione przez czytelnika pytanie sprowadza się zatem do analizy, czy w danym przypadku podjęta decyzja mieściła się w zakresie nałożonych na pracownika obowiązków. Jeśli podjęta decyzja należała do obowiązków któregoś z pracowników. to będzie mógł on ponieść odpowiedzialność za ewentualną szkodę.

Z przepisów Kodeksu pracy (dalej jako: k.p.) wynika, że pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach niniejszego rozdziału (art. 114 k.p.). Odpowiedzialność materialna pracownika jest ograniczona w zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia (art. 117 k.p.). W tym miejscu warto wskazać, że przyczynienie pracodawcy może polegać np. na niewłaściwej organizacji pracy bądź na braku odpowiedniego nadzoru, instruktażu i kontroli.

Niektóre z podjętych przez pracownika decyzji, o których mowa w skierowanym do redakcji pytaniu, mogą być działaniami w granicach dopuszczalnego ryzyka. Są to takie działania, które są podejmowane w celu przysporzenia korzyści pracodawcy. Prawidłowość takich decyzji pracownika powinna być oceniana według okoliczności istniejących w chwili podejmowania decyzji. Dodatkowo oczekiwanie osiągnięcia korzyści musi być uzasadnione w świetle aktualnego stanu wiedzy w danej dziedzinie (prawdopodobieństwo osiągnięcia korzyści musi być większe niż poniesienie straty), a przewidywana korzyść musi być większa niż ewentualna strata (komentarz do art. 117 KP red. Sobczyk 2023, wyd. 6/Korus). Wówczas zgodnie z treścią art. 117 §2 k.p. pracownik nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

W przypadku gdy wspólnie podejmowana decyzja wyrządziłaby szkodę pracodawcy, to każdy z pracowników ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych (art. 118 k.p.).


Odpowiadając na pytanie czytelnika, odpowiedzialność za podjętą decyzję zależy w szczególności od rodzaju tej decyzji, faktu, czy jej podjęcie należało do jego obowiązków pracowniczych, czy wystąpiła szkoda po stronie pracodawcy, a także, czy decyzja podjęta przez pracownika nie była działaniem w granicy dopuszczalnego ryzyka. Dodatkowo to na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.

Warto również zaznaczyć, że w przypadku nieumyślnego wyrządzenia szkody odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.