Praca zdalna. Druga fala i kolejne doświadczenia

Od wiosny wiele firm mających swoje siedziby w Trójmieście korzysta z częściowej lub całkowitej pracy zdalnej. Dziś znów częściej z racji wzrostu zakażeń. Jakie rozwiązania podczas kilkumiesięcznego okresu pandemii się sprawdziły, a co wymagało dopracowania?

Rok temu, gdy zapadał zmrok szklane biurowce rozświetlały się na wszystkich piętrach. Z ulicy było widać, jak pracownicy siedzą przy biurkach. Dziś światła jest mniej. Praca zdalna w ostatnich tygodniach znów stała się powszechniejsza. Czego nauczyły nas ostatnie miesiące? Jak podkreślają przedstawiciele firm, praca zdalna cały czas jest w fazie testowania. Chociaż pracownicy w różny sposób podchodzą do takiej możliwość, to na ostateczną ocenę trzeba jeszcze poczekać. Każde zagrożenie można też postrzegać jako nową szansę.

Wariant hybrydowy coraz popularniejszy

W okresie letnim i na początku jesieni więcej osób wyrażało chęć wykonywania swoich obowiązków z biura. Pracownicy byli zmęczeni pracą w domu i tęsknili za kontaktem osobistym z kolegami. Dziś z powodu wzrostu zachorowań na koronawirusa, już mniej osób decyduje się na ten model pracy, jednak jak twierdzą eksperci od rynku pracy - wraz ze spadkiem zachorować znów chętniej powrócimy do biur.

- Z uwagi na różnorodność potrzeb i wyzwań, z jakimi zatrudnieni mogą mierzyć się w życiu prywatnym, nie zdecydowaliśmy się na całkowite zamknięcie naszych biur. Jeśli dana osoba chce pracować w tradycyjnym modelu, to ma taką możliwość - musi jedynie zgłosić ten fakt poprzez system rezerwacji miejsc. Dzięki temu mamy pewność, że pomiędzy pracownikami zachowany jest bezpieczny dystans, a w jednym pomieszczeniu nie przebywa jednocześnie zbyt wiele osób. Mimo że w okresie letnim i wczesnojesiennym nasi pracownicy częściej i bardziej regularnie pojawiali się biurach, to od kilku tygodni więcej osób decyduje się na pracę zdalną lub wyłącznie sporadycznie odwiedza siedzibę firmy - mówi Anna Czyż, head of people and culture w Hays Poland.

Pracodawcy w Trójmieście

- Przestrzenie biurowe są w naszej firmie dostępne i osoby, które preferują pracę z biura, mogą z nich korzystać. Jest to ukłon w stronę osób, które nie mają odpowiednich warunków do pracy albo ich zakres zadań wymaga obecności w biurze. Oceniam, że jest to na ten moment nie więcej niż 20 proc. zatrudnionych. W takiej sytuacji zapewniamy maseczki, środki do dezynfekcji, udostępniamy im miejsca parkingowe oraz kładziemy szczególny nacisk na utrzymanie czystości w zajmowanych pomieszczeniach - mówi Mikołaj Ługowski, dyrektor zarządzający Nordea Bank Abp SA Oddział w Polsce.
Dobrym wyjściem jest model hybrydowy, czyli możliwość pracy raz w domu, raz w biurze. Dzięki temu udaje się utrzymać kontakt z zespołem i miejscem pracy.

- Firma wdrożyła wiele rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo pracowników. Z opcji tej korzystają głównie osoby pracujące na stanowiskach wymagających obecności w biurze bądź te, które nie mają odpowiednich warunków pracy z domu. Co ważne, pomimo szerokiego zakresu świadczonych usług i dużej liczby systemów wykorzystywanych w codziennej pracy, a także konieczności pracy z klientami z różnych krajów, w tym różnych stref czasowych, np. USA, udało nam się zapewnić ciągłość działania i praktycznie ten sam poziom efektywności pracy oraz zadowolenia naszych klientów ze świadczonych przez nas usług. W odpowiedzi na oczekiwania pracowników, z których wynika, że duża grupa pracowników jest gotowa przejść całkowicie na pracę z domu, planujemy obecnie powrót do biura w tzw. modelu hybrydowym, w ramach którego pracownicy będą mogli pracować zdalnie stale lub rotacyjnie, czyli częściowo w biurze, a częściowo z domu - mówi Mirta Hegedušić, członek Zarządu i CFO thyssenkrupp Group Services Gdańsk.

Pracownik do "zdalnej" lepiej przygotowany

Firmy zapewniają także wsparcie nie tylko tym pracownikom, którzy decydują się na pracę z biura, ale i tym wykonującym swoje obowiązki w ramach modelu pracy zdalnej.

- Tym, którzy pracują zdalnie, umożliwiamy wypożyczenie dodatkowych monitorów oraz krzeseł biurowych. Aby podwyższyć im komfort pracy w domu, zwiększyliśmy między innymi pakiety internetowe w służbowych telefonach komórkowych. Rozumiemy, że ta wyjątkowa sytuacja wymaga niekonwencjonalnych rozwiązań, dlatego na bieżąco staramy się o zapewnienie optymalnego wsparcia - dodaje Mikołaj Ługowski.
Pomimo, że aktualna sytuacja pandemiczna pod wieloma względami przypomina okres wiosenny, to jak podkreśla wiele firm, funkcjonowanie w modelu zdominowanym przez pracę zdalną nie jest już zaskoczeniem i nie wymaga też pilnego wdrożenia dodatkowych procedur.

- Obecnie dysponujemy lepszym zapleczem technologicznym, zestawem najlepszych praktyk pracy z domu i co najważniejsze - zarówno menedżerowie, jak i członkowie zespołów posiadają cenne doświadczenie. Odbywanie zdalnych spotkań czy konieczność uwzględnienia w planie dnia potrzeb przebywających w domu dzieci, stały się dla pracowników codziennością i pod tym względem radzą sobie lepiej niż na początku pandemii. Należy pamiętać, że zarówno współpracownicy, jak i klienci oraz kandydaci często znajdują się w podobnej sytuacji, mierząc się z identycznymi wyzwaniami. Pomimo najlepszych chęci i profesjonalnego przygotowania do spotkania online, czasem zdarzają się nieprzewidziane zdarzenia, na które nie mamy wpływu, np. wejście dziecka do pokoju, zerwanie połączenia czy rozpoczęcie remontu w mieszkaniu obok. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że w okresie pandemii wszyscy wykazują się większym zrozumieniem i wyrozumiałością wobec tego typu sytuacji - podkreśla Anna Czyż.

Praca zdalna już bardziej sprawna

Wiele firm nieprzerwanie od wiosny umożliwia swoim pracownikom wykonywanie obowiązków w trybie zdalnym. Powodzenie takiej formy pracy wymaga od współpracowników i przełożonych wyrozumiałości, kiedy... wydarzy się coś niespodziewanego.

- Wiosną tego roku, w związku z pandemią koronawirusa, nasza firma rozpoczęła pracę w trybie zdalnym. Większość spotkań odbywa się w formie wideo- lub telekonferencji i to, że czasem słychać głosy dzieci lub zwierząt pracowników jest dla wszystkich zupełnie zrozumiałe - mówi Mirta Hegedušić.
Jednak jak podkreślają menedżerowie, kilka miesięcy pracy zdalnej pozwoliło już pracownikom oswoić się ze zdalnymi sposobami komunikacji, z telekonferencjami i czy telepracą.

- Cała nasza firma przeszła na tryb zdalny. W naszej branży nie jest to szczególny problem, choć na ewentualne negatywne skutki należy jeszcze poczekać. Jeśli do marca nie zauważymy wyraźnych problemów, praca zdalna pozostanie na stałe. Efektem pozytywnym jest niejako zmuszenie nas do usprawnienia kanałów komunikacji online oraz możliwość rekrutacji nowych pracowników niezależnie od lokalizacji geograficznej. Większość współpracowników ocenia pozytywnie pracę zdalną, choć na pewno dla niektórych oznacza to reorganizację życia w domu związaną np. z przygotowaniem przestrzeni do pracy - mówi Filip Serewa, CEO z Honeti.
Z pewnością lepiej możliwość zdalnych spotkań odbierają klienci i kontrahenci.

- W zakresie spotkań z klientami, od lat promujemy spotkania online, gdyż znacznie obniżają one koszty związane z czasem podróży. Z racji na COVID-19 klienci chętniej przyjmują tego rodzaju propozycje - dodaje Filip Serewa.
- Korzystanie z pracy zdalnej było u nas możliwe jeszcze przed pandemią, dlatego było nam łatwiej przejść na ten tryb. Na co dzień pracujemy w zespołach mieszanych i mamy współpracowników w różnych lokalizacjach w Polsce oraz we wszystkich krajach skandynawskich. Decyzję o przejściu na pracę zdalną w wymiarze 85 proc. zatrudnionych, podjęliśmy w marcu, natychmiast po ogłoszeniu stanu pandemii. Nadal rekomendujemy to rozwiązanie naszym pracownikom, w trosce o ich zdrowie i bezpieczeństwo. Czas pokazał, że taka forma pracy jest efektywna i potrafimy współpracować ze sobą pomimo braku fizycznej obecności w biurach - mówi Mikołaj Ługowski.
Kolejna sprawa to... monitorowanie pracy zdalnej. Dziś coraz więcej firm rezygnuje z pomysłu śledzenia pracowników za pomocą elektroniki, telekonferencji czy przez codzienne raportowanie. Rozbudowany system kontroli wypiera system zadaniowy, bo ważne jest dbanie o zaangażowanie pracownika, a nie śledzenie każdego jego ruchu, a nadmierna kontrola może przynieść niepożądane efekty.