Problem dojazdu do pracy dotyczy dużej liczby pracowników. Dobrze wiedzieć, że w niektórych przypadkach możemy domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów dojazdu.
Proszę o pomoc w ustaleniu i prawidłowym zapisie w Umowie o pracę w odniesieniu do trzech pracowników wykonujących to samo zadanie, których sytuacja jest różna. Stanowisko pracy: kierowca lub opiekun, do którego obowiązków należy przewóz uczniów do i ze szkoły (A). Trasa rozpoczyna się poza zakładem pracy (A), w bazie pojazdu (B).
Przypadek 1.
Pracownik mieszka w tej samej miejscowości co zakład pracy(A). Codziennie zaczyna i kończy pracę w bazie B, do której musi dojechać. Jak rozliczyć koszty dojazdu?
Przypadek 2.
Pracownik mieszka w miejscowości, w której bazuje pojazd "B". Czy przysługują mu wyższe koszty uzyskania przychodu?
Przypadek 3.
Pracownik mieszka w miejscowości "C", dojeżdża (zaczynając i kończąc pracę) do bazy "B". Ma naliczone wyższe koszty uzyskania przychodu. Czy należy się zwrot kosztów dojazdu?Na pytanie odpowiada Anna Ludwichowska, radca prawny z MGS Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów Mądry, Sznycer, Cwalina-Kowalewska, Sambożuk Sp.p.Umowa o pracę powinna określać strony tej umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy (art. 29 § 1 Kodeksu pracy). Umowa może zawierać również inne postanowienia, których treść wchodzi do stosunku pracy.
W kontekście zadanych pytań należy odnieść się do elementu umowy o pracę, jakim jest miejsce wykonywania pracy.
Sposób określenia tego miejsca może się różnić, w zależności od okoliczności związanych z danym stosunkiem pracy, a w szczególności od rodzaju pracy. Z jednej strony miejsce wykonywania pracy może być oznaczone jako stały punkt (na przykład poprzez wskazanie konkretnego zakładu pracy lub siedziby pracodawcy). Z drugiej, miejscem wykonywania pracy może być określony obszar, w ramach którego pracownicy wykonują swoje obowiązki (co ma miejsce np. w przypadku pracowników mobilnych).
Z przedstawionego w zapytaniu stanu faktycznego wynika, że pracownicy wykonują pracę na pewnym obszarze, obejmującym bazę pojazdu (B) oraz trasę przejazdu. Brakuje natomiast informacji, czy zakład pracy (A) znajduje się w granicach tak ustalonego obszaru oraz czy pracownicy wykonują pracę w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy.
Odpowiadając na pytanie zadane w Przypadku nr 1, należy wskazać, że
przyznanie przez pracodawcę dodatkowego świadczenia w postaci zwrotu pracownikom kosztów dojazdu do pracy ustalane jest najczęściej w przepisach wewnętrznych zakładu pracy (np. w regulaminie wynagradzania), a jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania - w umowie o pracę. Zwrot kosztów dojazdu może następować np. poprzez przyznanie dopłaty, dodatku czy też zwrot rzeczywiście poniesionych przez pracownika kosztów. Pracodawca może ustalić zasady, na jakich będzie dokonywał zwrotu według swoich możliwości.
Zasadniczo rozliczenie kosztów dojazdu odbywa się w oparciu o przepis art. 12 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: u.p.d.f.). Zgodnie z jego treścią za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, w tym m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi wartość świadczeń udzielanych mu tytułem zwrotu kosztów dojazdu do pracy. Następnie pracodawca powinien obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z zasadami przewidzianymi przepisami prawa podatkowego dla tego rodzaju dochodów.
Dalej, odnosząc się do Przypadku nr 2, zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 3 u.p.d.f.
podwyższone koszty uzyskania przychodu przysługują w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Przepisy u.p.d.f. wyraźnie określają, że przy ustalaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu brane są pod uwagę wydatki poniesione przez pracownika na dojazd do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej.
Wydatki te mogą być udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Ponadto, podwyższone koszty uzyskania przychodu nie obowiązują, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu (art. 22 ust. 2, ust. 12, ust. 13 u.p.d.f.).
W celu odpowiedzi na zadane pytanie konieczne jest ustalenie znaczenia pojęcia "miejscowość, w której znajduje się zakład pracy" w rozumieniu art. 22 ust. 2 pkt 3 u.p.d.o.f. Za wskazówkę może posłużyć argumentacja przedstawiona w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 16 grudnia 2015 roku (znak: IPTPB1/4511-611/15-2/MH), w której przyjęto, że istotnym przy rozstrzygnięciu stosowania powołanego przepisu jest to, czy miejsce zamieszkania pracownika oraz miejsce wykonywania pracy są odrębnymi miejscowościami. Przy czym dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi przyjął za prawidłową przedstawioną mu argumentację, w której wnioskodawca powoływał się na wykładnię celowościową powołanego przepisu i wskazał, że "
jeżeli w wykonaniu postanowień
tak, nie ma z tym problemu
12%
nie, mieszkam za blisko zakładu pracy
8%
nie, w mojej firmie nie ma takiego zwyczaju
80%
umowy o pracę pracownik rzeczywiście musi przemieszczać się do innej miejscowości, niż ta, w której mieszka, po to, by wykonać swoje obowiązki pracownicze w miejscu świadczenia pracy określonym w tej umowie, to powinny być stosowane w odniesieniu do tego pracownika podwyższone koszty uzyskania przychodów. A contrario, przyjęcie, że zakładem pracy pracodawcy jest jedynie wyodrębniony w przestrzeni zakład posiadający określone zaplecze techniczne, socjalne i kadrowe powodowałoby, że prawa do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów byliby pozbawieni wszyscy ci pracownicy, którzy co prawda świadczą pracę w innej miejscowości niż miejscowość ich czasowego albo stałego zamieszkania, lecz wykonują pracę w lokalizacjach, w których pracodawca nie posiada zaplecza lokalowego, socjalnego, technicznego i kadrowego (np. zakładu produkcyjnego), mimo że obowiązki swoje wykonują na podstawie ważnej i nienaruszającej w tym zakresie przepisów prawa - umowy o pracę".
W związku z powyższym,
jeżeli pracownik wykonuje pracę w miejscowości, w której mieszka, wówczas nie stosuje się do niego przepisów o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu. Natomiast, jeżeli pracownik świadczy pracę poza miejscem swojego zamieszkania, to spełnia warunki do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (o ile wcześniej złożył oświadczenie o spełnieniu tych warunków - zgodnie z przepisami u.p.d.f.).
Przekładając powyższe na okoliczności przedstawione w stanie faktycznym, należałoby przyjąć, że jeżeli pracownik wykonuje pracę w swoim miejscu zamieszkania (w którym znajduje się również baza pojazdu (B)), ale również poza tym miejscem (tj. na obszarze przekraczającym obszar miejscowości, w której zamieszkuje), wówczas mają do niego zastosowanie przepisy o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu. Rozstrzygające zatem będzie ustalenie granic obszaru, który stanowi miejsce wykonywania pracy przez pracownika.
W powyższych wyjaśnieniach zawiera się również odpowiedź na pytanie zadane w Przykładzie nr 3. Pracodawca może ustalić zasady, na jakich będzie dokonywał zwrotu kosztów dojazdu do pracy według swoich możliwości. Oznacza to, że co do zasady pracodawca nie jest zobowiązany do zwrotu tych kosztów. Jeżeli zaś w rozliczeniu przyjmuje się podwyższone koszty uzyskania przychodu, to oznacza, że pracownik nie otrzymał zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy, a jeśli taki zwrot otrzymał - to zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
