Wiadomości

Praca zdalna. A co z kosztami za prąd czy z ochroną danych?

fot. 123rf/Dean Drobot

Z powodu pandemii wiele firm i instytucji zostało zmuszonych do przejścia na tzw. pracę zdalną. Niestety część przedsiębiorstw nie miała wypracowanych standardów i pojawiły się wątpliwości. Czy pracodawca powinien dołożyć się do rachunku za prąd lub zapłacić pracownikowi za używanie przez niego prywatnego komputera? A co z ochroną danych i dokumentami?



Czy twój pracodawca uregulował zasady pracy zdalnej?

tak, mamy wypracowany model takiej pracy 23%
nie, nic nie ustalaliśmy, wszystko wychodziło w tzw. praniu 65%
nie pracuję zdalnie 12%
zakończona Łącznie głosów: 597
Moja praca ma typowo biurowy charakter. Przed ogłoszeniem przez pracodawcę, że od następnego dnia pracującego wszyscy, którzy mogą, będą pracować zdalnie, jedynym ustaleniem pomiędzy pracownikami i pracodawcą było to, że każdy może wziąć do domu to, co uważa, że będzie mu niezbędne do wykonywania obowiązków. W biurze mamy tylko komputery stacjonarne, więc oczywiście nikt nie brał ich do domu. Firma zapewniła nam zdalny dostęp do pulpitów tych komputerów. Ja wziąłem do domu kilka teczek z dokumentami, nad którymi pracuję na bieżąco, oraz służbowy telefon. I tu nasuwa mi się pytanie - skoro według Kodeksu pracy i zapisów w umowach o pracę pracodawca ma obowiązek udostępnić narzędzia do pracy oraz wskazuje w tych zapisach również miejsce świadczenia pracy, to jak powinna być rozliczana praca zdalna? Nasza firma dotychczas nie korzystała z rozwiązania, które umożliwiałoby pracę zdalną.
  1. Czy korzystanie z mojego prywatnego internetu, prądu, komputera czy nawet kartek, długopisu czy drukarki w trakcie wykonywania czynności służbowych nakłada na pracodawcę jakiś obowiązek ponoszenia kosztów z tym związanych?
  2. Czy przechowywanie służbowych dokumentów w prywatnym mieszkaniu nie powinno być uznane jako wypożyczenie miejsca na ich przechowywanie wraz ze sprawowaniem opieki i nadzoru nad tymi dokumentami?
  3. I jak powinna wyglądać kwestia zabezpieczeń oprogramowania w prywatnym komputerze oraz mieszkaniu, aby zapobiec ewentualnej kradzieży danych, komputera, który ma dostęp do wszystkich danych i programów (poprzez łączenie się ze służbowym komputerem, który fizycznie jest w biurze) oraz jak powinno wyglądać przewożenie dokumentów biuro - dom oraz dom - biuro w momencie, gdy korzysta się tylko z komunikacji miejskiej?
  4. Oczywiście pracownik i pracodawca mogę rozliczyć się poprzez np. symboliczną premię, która będzie opodatkowana i oskładkowana i tym samym kwota netto będzie mniejsza.
  5. Co jeśli pracownik nie może liczyć nawet na tego typu rekompensatę, bo nie ma takich zapisów w regulaminie pracy?
  6. Co może, a nawet powinien zrobić pracodawca i pracownik, by wyrównać straty, które ponosi pracownik z tym związane? Koleżanka skręciła sobie kostkę w nodze. Co prawda było to w jej mieszkaniu, ale w czasie wykonywania obowiązków służbowych.
  7. Czy w momencie, gdy pracodawca zleca nam wykonywanie pracy domowej i dochodzi do takiego wypadku, to ZUS powinien wypłacić zasiłek chorobowy w wysokości 100 proc. (wypadek w miejscu pracy innym niż wskazany w umowie, ale wskazany przez pracodawcę w formie polecenia służbowego) czy jednak 80 proc. jako po prostu wypadek w domu?


Porady prawne w serwisie Praca



Na pytanie odpowiada Andrzej Fortuna - radca prawny z kancelarii Radcy Prawnego Fortuna.
Andrzej Fortuna, radca prawny
Andrzej Fortuna, radca prawny
Na wstępie wskazać należy, że podstawą do skorzystania przez pracodawcę z możliwości polecenia pracownikom pracy zdalnej jest art. 3 Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych z 2 marca 2020 roku (Ustawa o COVID-19). Jest to jedyny artykuł, który odnośni się do pracy zdalnej, a jego treść ogranicza się do przyznania pracodawcy uprawnienia do wydania pracownikowi polecenia wykonywania przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania.

Jak widać, przepis jest dosyć lakoniczny i nie wprowadza jakichkolwiek szczególnych zasad rozliczeń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą w okresie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Niemniej jednak z ogólnych przepisów prawa pracy (m.in. w zakresie BHP i organizacji pracy), jak słusznie zauważył czytelnik, wynika obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków i narzędzi do pracy. Nie ulega wątpliwości, że pracodawca, wydając polecenie wykonywania pracy zdalnej, powinien uzgodnić z pracownikiem warunki jej wykonywania i zapewnić niezbędny ku temu sprzęt. Jeżeli natomiast pracodawca nie chce lub nie jest w stanie zapewnić sprzętu służbowego przy pracy zdalnej i oczekuje, że pracownik skorzysta ze sprzętu prywatnego, winien uzyskać na to zgodę pracownika. Zgoda ta nie musi być pisemna i może być wyrażona w dowolny sposób także w sposób dorozumiany, np. poprzez akceptację bez jakichkolwiek uwag konieczności pracy zdalnej przez pracownika bez zapewnienia przez pracodawcę niezbędnego sprzętu służbowego. Nie ma jednak przeszkód, aby pracownik zgłosił uwagi później, tj. już po otrzymaniu polecenia pracy zdalnej.

Co ze sprzętem do pracy?



Nie istnieją bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, które w sposób jednoznaczny regulują kwestie, jak powinna wyglądać kwestia zabezpieczenia oprogramowania w prywatnym komputerze oraz mieszkaniu, aby zapobiec ewentualnej kradzieży danych z komputera, który ma dostęp do wszystkich danych i programów (poprzez łączenie się ze służbowym komputerem, który fizycznie jest w biurze). To pracodawca, kierując się swoim własnym interesem, powinien takie regulacje ustanowić. W przeciwnym bowiem wypadku w sytuacji, gdy nie zapewnił pracownikom należycie wyposażonego sprzętu służbowego, nakazując jednocześnie pracę zdalną, nie będzie mógł oczekiwać i skutecznie egzekwować od pracownika, aby ten zachowywał jakieś szczególne ponadstandardowe środki ostrożności związane z przesyłaniem danych pracodawcy z użyciem prywatnego sprzętu, a tym samym wyciągać względem niego jakichkolwiek konsekwencji w przypadku braku wprowadzenia takich ponadstandardowych środków ostrożności. Pracownik obowiązany jest do zachowania należytej staranności w dbaniu o mienie pracodawcy, w tym także bezpieczeństwo jego danych, nie jest natomiast zobowiązany do instalowania na swoim prywatnym komputerze jakiegoś szczególnego oprogramowania, jeśli nie umówił się co do tego z pracodawcą.

Pracodawca, określając zasady zasady zabezpieczenia sprzętu w miejscu wykonywania pracy pod kątem ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa danych pracodawcy, może sugerować się zaleceniami Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z którymi:
  1. Sprzęt, na którym wykonywana jest praca, winien mieć aktualne oprogramowanie oraz zainstalowane wymagane programy antywirusowe,
  2. Komputer, na którym wykonywana jest praca, powinien być zabezpieczony silnym hasłem oraz wielopoziomowym uwierzytelnianiem,
  3. W miejscu zamieszkania lub miejscu wykonywania pracy zdalnej należy wydzielić odpowiednie miejsce, aby osoby postronne nie mogły zapoznać się z treścią dokumentów zabranych z zakładu pracy,
  4. Pracownik wykonujący pracę zdalną winien stosować się do zaleceń działu technicznego i przepisów wewnętrznych pracodawcy, regulujących zasady korzystania z dokumentów służbowych poza siedzibą pracodawcy, jeżeli takie istnieją.

Co z dokumentami?



Również kwestia przewożenia dokumentów komunikacją na trasie biuro - dom oraz dom - biuro nie jest uregulowana w sposób szczegółowy w przepisach. Także w tym wypadku należy od pracownika oczekiwać zachowania standardowych środków bezpieczeństwa i takiego przechowywania dokumentów, aby osoba postronna nie mogła odczytać treści przewożonych dokumentów ani nie miała do nich dostępu.

Kwestia natomiast oceny, czy pracownik wykonując pracę zdalną w domu czy przewożąc dokumenty z domu do biura i z powrotem, zachował w danym przypadku należytą staranność, będzie zawsze zależała od oceny konkretnej sytuacji, w tym w szczególności zachowania pracownika, okoliczności zewnętrznych (np. czy w danej sytuacji miał możliwość zabezpieczenia danych przed dostępem osób nieuprawnionych, czy nie) itp.

W związku z lakonicznością przepisów o pracy zdalnej nie ma w prawie pracy regulacji, która wprost nakazywałaby pracodawcy zwrócić pracownikowi koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Choć teoretycznie nie ma formalnych przeszkód, aby pracownik skorzystał z reguł ogólnych wynikających z prawa cywilnego, np. w zakresie bezpodstawnego wzbogacenia i zawnioskował o zwrot równowartości szczegółowo wyliczonych kosztów zużycia prądu, kartek długopisu, drukarki itp. Niemniej jednak należy pamiętać, że prawo wyłącza możliwość domagania się zwrotu bezpodstawnego świadczenia, jeśli spełniający świadczenie wiedział, że nie był do świadczenia zobowiązany, chyba że spełnienie świadczenia nastąpiło z zastrzeżeniem zwrotu albo w celu uniknięcia przymusu. W rezultacie pracownik domagający się zwrotu bezpodstawnego świadczenia od pracodawcy musiałby wykazać, że korzystając z prywatnej drukarki, działał celem uniknięcia przymusu, lub że za każdym razem informował pracodawcę o tym, że będzie się domagał zwrotu kosztów użycia długopisu czy papieru. Byłoby to szczególnie trudne w przypadku sytuacji opisanej przez czytelnika, gdzie - jak wskazał czytelnik - pracodawca zlecając pracę zdalną, polecił wziąć z pracy wszystkie potrzebne do wykonywania obowiązków w domu przedmioty.

Warto wcześniej ustalić zasady



Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku przechowywania dokumentów służbowych przez pracownika. W tym wypadku trudno mówić zresztą o składowaniu jakichkolwiek dokumentów. Czytelnik wziął te dokumenty do domu, aby móc wykonywać tam obowiązki służbowe, a nie na podstawie zawartej z pracodawcą umowy o odpłatne przechowywanie dokumentów służbowych.

Najrozsądniejszym rozwiązaniem w sytuacji opisanej przez czytelnika byłoby jednak uzgodnienie z pracodawcą - nawet już po rozpoczęciu pracy zdalnej - zasad rozliczenia kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy w domu, wskazując, iż do prawidłowego wykonywania pracy w domu potrzebny jest nie tylko papier i długopis (które pracownik mógł wziąć z pracy), ale także drukarka, której pracodawca nie zapewnił, zlecając pracę zdalną, a z której eksploatacją wiążą się ściśle określone koszty.

Odnosząc się do pytania czytelnika dot. wypadku przy pracy podczas wykonywania pracy zdalnej - Ustawa o COVID 19 nie przewiduje rozróżnienia uprawnień pracowników w zależności od sposobu wykonywania pracy, tj. czy praca jest wykonywana zdalnie, czy w zakładzie pracy. Teoretycznie zatem pracodawca również w sytuacji, gdy praca jest świadczona w miejscu zamieszkania pracownika, jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i w przypadku jeżeli pracownik rzeczywiście wykaże, że do wypadku doszło w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, zostanie zachowana cała procedura powypadkowa - wtedy pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek w wysokości 100 proc. wymiaru.

Ważne przy tym jest, aby - jeżeli pracownik ma wątpliwość co do tego, czy warunki wykonywania pracy w mieszkaniu spełniają wszystkie wymogi BHP - zgłosił ten fakt pracodawcy, a wtedy przed przystąpieniem do pracy zdalnej przez pracownika pracodawca powinien zapewnić odpowiedni sprzęt, np. dostosowany do wymogów BHP fotel, monitor czy inne urządzenia niezbędne do bezpiecznego wykonywania pracy.

Opinie (98) 7 zablokowanych

Dodaj opinię

Dodaj opinię

Odpowiedz

STOP Hejt! Przemyśl swoją opinię

Regulamin dodawania opinii

zamknij

Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.