Lipiec i sierpień to szczyt sezonu urlopowego. Zanim jednak opuścimy nasze stanowisko pracy i udamy się na wakacje, warto zadbać o przekazanie swoich obowiązków i poinformowanie współpracowników oraz klientów o naszej nieobecności. "Nieoczekiwane zniknięcie" z miejsca pracy może nam bowiem przysporzyć sporo kłopotów po powrocie z wypoczynku. W tej sytuacji pomocny jest tzw. autoresponder.
Znaczna część firm odgórnie ustala zasady, do których powinien stosować się pracownik wybierający się na urlop. Priorytetem jest wcześniejsze poinformowanie zarówno współpracowników, jak i klientów czy partnerów biznesowych o planowanej nieobecności. W niektórych firmach, urlopy planowane są już na początku roku.
przekazuję moje obowiązki osobie, która mnie zastępuje
14%
ustawiam automatyczną odpowiedź na skrzynce e-mail
16%
ustawiam autoresponder i przekazuję obowiązki
36%
podczas urlopu jestem dostępny mailowo i telefonicznie
11%
- W Grupie GPEC dbamy o pełną zastępowalność pracowników podczas ich nieobecności. Rolą każdego menedżera jest zapewnienie ciągłości pracy oraz tego, by każda osoba w dziale wiedziała, czym zajmują się pozostałe. Jednym z narzędzi, które w tym pomaga jest długoterminowy plan urlopowy, który powstaje na początku roku - mówi Grzegorz Blachowski, rzecznik Grupy GPEC.ZastępstwoWyjeżdżając na urlop powinniśmy mieć pewność, że w firmie znajduje się osoba, która na ten czas przejmie nasze obowiązki.
- Współpracując z kontrahentami z krajów należących do kultur hierarchicznych (większość krajów azjatyckich czy arabskich), warto by osoba, która nas zastępuje pełniła funkcję zbliżoną do naszej, lub wyższą. Pamiętajmy jednak, by uprzedzić tę osobę, że mogą pojawić się jakieś telefony czy zapytania od naszych kontrahentów - mówi Dagmara Łuczka - trener Międzynarodowej Etykiety Biznesu i Różnic Międzykulturowych certyfikowany przez Międzynarodową Akademię Etykiety i Protokołu w Londynie, założycielka Projektowni Wizerunku. - Kwestia odbierania komórki podczas urlopu, często uzależniona jest od tego co robimy, z kim współpracujemy i jakie obowiązują zasady w naszej firmie. Etykieta w żaden sposób nie ustosunkowuje się do tego, gdyż jest to kwestia polityki firmy i wyczucia. - Wyjeżdżając na urlop trzeba zadbać o przekazanie bieżących obowiązków. Posiadamy opis stanowiska pracy, w którym wymienione są zastępstwa (kto zastępuje danego pracownika i kogo zastępuje dany pracownik) oraz system Elektronicznego Obiegu Dokumentów, w którym istnieje możliwość wskazania zastępców, mających dostęp do wpływających spraw - tłumaczy Michał Piotrowski z Referatu Prasowego Urzędu Miejskiego w Gdańsku.Automatyczna odpowiedźSystem automatycznych odpowiedzi na nadchodzące maile, czyli autoresponder, jest najpopularniejszą metodą informowania kontaktujących się z nami osób z zewnątrz, że właśnie przebywamy na urlopie. W wielu firmach ustawienie go jest obowiązkiem pracownika udającego się na zasłużony wypoczynek.
- Chcemy, aby pracownicy mieli równowagę między pracą a odpoczynkiem po pracy, dlatego wspólnie z nimi wypracowaliśmy tzw. "Komunikacyjną piątkę", czyli reguły komunikowania się m.in. podczas nieobecności i urlopów. Standardowo na czas urlopu każdy pracownik uruchamia autoresponder, z pełną informacją o okresie nieobecności oraz z kontaktem do osoby zastępującej - tłumaczy Grzegorz Blachowski.- Informację o zaakceptowanym urlopie najpierw przekazuje się współpracownikom oraz osobom spoza firmy, z którymi utrzymuje się regularne kontakty służbowe, wraz z informacją o tym, kto przejmie obowiązki na czas nieobecności. Częstą praktyką jest zamieszczanie informacji w stopce uprzedzając o zbliżającym się urlopie. Korzystamy również z odpowiedzi automatycznych, jednak osobno ustawiamy je dla osób z Sii i adresatów spoza organizacji. Te pierwsze są bardziej swobodne, a pracownicy często dzielą się informacją o tym, gdzie spędzają urlop - mówi Magdalena Misiewicz, Deputy of Recruitment & HR Department Manager w Sii Gdańsk.Co powinno znaleźć się w dobrze przygotowanym autoresponderze?- Ważne jest też, żeby informacja zamieszczona w autoresponderze była odpowiednio sformułowana zarówno pod kątem zwrotów grzecznościowych, jak i zakresu informacji. To, o czym należy pamiętać, to podanie daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Wskazane jest też podanie osoby, która pozostaje do dyspozycji klienta, podczas naszej nieobecności. Pracując z klientami z różnych rejonów świata pamiętajmy też o przygotowaniu autorespondera np. w dwóch językach: polskim i angielskim - mówi Dagmara Łuczka. - Jeśli w naszej firmie nie ma żadnych wytycznych w tym zakresie, warto pamiętać, by samemu zadbać o wszystko tak, by nasz klient nie został "porzucony" na czas naszego urlopu. Nic tak nie irytuje jak brak informacji.Nadejście wyczekiwanego urlopu jest często bardzo radosnym momentem. Zanim jednak rzucimy wszystko i wyjedziemy w Bieszczady, bądź inne równie urokliwe miejsce, zadbajmy o to, żeby mieć do czego wracać. Uprzedzając swoich klientów odpowiednio wcześniej, możemy domknąć sporo spraw jeszcze przed wyjazdem, natomiast klienci przekonani o tym, że dobrze zabezpieczyliście ich sprawy, uszanują nasz urlop i nie będą zakłócać wypoczynku.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
