Idealny pracownik według wielu firm jest: kreatywny, elastyczny, odpowiedzialny. Ale jak wspierać tę kreatywność, innowacyjne podejście i odpowiedzialność, skoro firmy same nie tworzą do tego przestrzeni?
Te oczekiwania dość często są na wyrost. Bo gdy pracownik pracuje przy maszynach czy liniach produkcyjnych to trudno jest mówić nie tylko o elastycznym czasie pracy, ale też o kreatywności. Pracy w określonych godzinach i według określonych standardów wymagana jest też na stanowiskach związanych z bezpośrednią obsługą klienta - dotyczy to zarówno sprzedawcy kawy w przydrożnym barze, kasjera czy sekretarki. Są zatem zajęcia, gdzie
praca zawsze będzie wyznaczana przez standardy i wskazówki zegara.
Natomiast gdy zespół pracuje w trybie zadaniowym i projektowym, najważniejszą kwestią jest sam przebieg pracy oraz jej efekt końcowy. Ostateczny efekt wynika właśnie z indywidualnych predyspozycji pracownika. I co to za różnica, czy pracownik realizuje zadania w dzień, czy w nocy? Czy robi to z domu, czy z biura? Czy ostatecznie zrobi sobie przerwę krótszą czy dłuższą, ale później przysiądzie po godzinach, by "dokończyć dzieła"?
Największy problem menedżerów, jaki się wówczas pojawia to kontrola, a raczej poczucie jej braku.
Pewien menedżer odmówił pracownikowi jednego dnia w tygodniu pracy z domu. Tłumaczył to tym, że inni nie mają podobnych przywilejów i mieliby o to do niego pretensje. Ten pracownik w konsekwencji złożył wypowiedzenie, wychodząc z założenia, że znajdzie firmę, w której normą będzie elastyczny czas pracy.
Tymczasem ludzie w wielu przypadkach są tacy, jak środowisko, w którym się obracają. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że im bardziej restrykcyjne otoczenie, tym mniej twórcza i elastyczna osoba.
Elastyczny tryb pracy, jak każde przedsięwzięcie, ma dwie strony medalu - nie zadziała w każdej sytuacji. Z własnych doświadczeń i obserwacji wiem, że wymaga to spełnienia kilku warunków:
- pracownicy, którzy funkcjonują w takim systemie, muszą wykazać się samodyscypliną, wysokim poczuciem odpowiedzialności i zdolnością do samokontroli. To musi być typ pracownika przedsiębiorczego. Nie każdy będzie potrafił funkcjonować w takim układzie. Są osoby, które potrzebują schematu, określonych standardów i ram pracy. Bo może się okazać, że z taką swobodą będą się czuli wręcz sfrustrowani;
- takie rozwiązanie musi być ważnym i systemowym elementem kultury organizacyjnej i nie może dotyczyć pojedynczych pracowników, a konkretnej grupy osób - np. wszystkich doradców, programistów itp;
- pracownicy muszą mieć poczucie odpowiedzialności za zadania i projekty, ale także za całą organizację;
- taka kultura organizacyjna wymaga od pracodawcy określenia jasnych zasad: przejrzystego kodeksu firmy opartego przede wszystkim na wartościach, określenia zadań i projektów wraz z systemem oceniania efektów pracy;
- od menedżerów wymaga stałej, systematycznej i konsekwentnej komunikacji z poszczególnymi osobami w zakresie postępów ich prac oraz regularnej informacji zwrotnej na temat sytuacji pracownika i jego oceny przez przełożonego;
- niezbędne jest indywidualne podejście do pracownika, polegające na wspieraniu jego mocnych stron. Przedsiębiorczy pracownicy chcą być traktowani jak partnerzy. Dzięki temu stają się bardziej samoświadomi i asertywni. Styl zarządzania oparty na sterowaniu czy kierowaniu w tej sytuacji się nie sprawdzi.
Trudne? Nawet bardzo! Możliwe? Jak najbardziej! Wymaga jednak dojrzałości menedżerskiej, ale też takiej zwykłej, ludzkiej.
Takie rozwiązanie przynosi jednak wiele korzyści. Daje pracownikom poczucie, że firma słucha ich potrzeb i że są traktowani w sposób partnerski , a co za tym idzie - zwiększa to ich motywację do pracy. Pracownicy wiążą się z firmą i szefem, który taki styl reprezentuje.
Są bardziej odpowiedzialni, bo taki system "przerzuca" na nich kwestie decyzyjne, ale również konsekwencje tych decyzji. Wreszcie są bardziej zaangażowani w pracę i skłonni poświęcić dodatkowy czas, jeśli sytuacja tego wymaga. Wiedzą bowiem, że jeśli będą musieli załatwić jakaś sprawę lub odwiedzić lekarza, co wiąże się z koniecznością wcześniejszego wyjścia z biura, pracodawca również to zrozumie.
Jak każde rozwiązanie, również elastyczny czas pracy niesie ze sobą zagrożenia. Pracownicy mogą nadużywać tego przywileju i traktować go jako wymówkę do uchylania się od pracy. Zdarzają się sytuacje, że takie swobody generują potrzebę kolejnych, a pracownicy zaczynają przyjmować postawy roszczeniowe w myśl zasady, że apetyt rośnie w miarę jedzenia. Zbyt silne osobowości mogą zdominować szefa, który może mieć poczucie zagubienia i frustracji.
Dlatego tak ważne jest przestrzeganie wymienionych wcześniej zasad.