Umowa o pracę w formie elektronicznej? Sporo z nas jest przyzwyczajonych do tradycyjnych metod rekrutacji - szukania ogłoszeń, pisania listów motywacyjnych i osobistych spotkań z rekruterami. Czasy się jednak zmieniają i sporo firm decyduje się na rekrutacje w formie zdalnej. Czy podpisanie umowy również może odbyć się w tej formie?
Porady prawne w serwisie Praca
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że inne przepisy i nieco inne zasady będą miały zastosowanie w zależności od tego, czy mamy do czynienia z umową cywilnoprawną o świadczenie usług (umową zlecenia), czy umową o pracę. Ponieważ w zapytaniu czytelnika użyty został zwrot "umowa o pracę zlecenie" - co sugeruje zlecenie, ale jednak nie pozwala na jednoznaczne ustalenie rodzaju umowy, to omówić należałoby oba warianty.
Umowa o pracę w formie elektronicznej
Sposób zawarcia umowy o pracę został określony w art. 29 § 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem
umowę o pracę zawiera się na piśmie, przy czym jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Innymi słowy, pożądana przez przepisy jest forma pisemna umowy o pracę, niemniej niedochowanie tej formy nie wpływa na ważność umowy, a jedynie rodzi po stronie pracodawcy obowiązek pisemnego potwierdzenia warunków umowy w przedstawionym pracownikowi dokumencie.
Zgodnie z art. 781 § 2 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 kodeksu pracy
oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej (a więc z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Stąd też zarówno zawarcie umowy o pracę, jak i dokonanie przez pracodawcę potwierdzenia stron, rodzaju i warunków umowy może nastąpić w formie elektronicznej.
Zatem, odnosząc się do sytuacji przedstawionej przez czytelnika, jeśli przyjąć, że mamy tu do czynienia z umową o pracę - to niewykluczone, że strony już ustnie zawarły taką umowę, a dokument otrzymany przez pracodawcę jest jedynie spisanym potwierdzeniem jej warunków, jakiego wymagają przepisy prawa pracy. Jeśli przedstawione elektronicznie warunki są zgodne z tymi ustalonymi ustnie, nie jest wymagana żadna reakcja pracownika.
Z drugiej strony, jeśli umowa nie została ustnie zawarta, to - skoro przepisy nie wymagają konkretnej formy umowy o pracę -
samo przystąpienie do pracy przez czytelnika po otrzymaniu spisanej umowy oznaczać może zaakceptowanie warunków umowy, bez konieczności podpisywania dokumentu.
Niemniej, jeśli czytelnik nie akceptuje przedstawionych mu warunków, a w szczególności, jeśli są one niezgodne z tym, co strony ustnie ustalały, winien poinformować o tym pracodawcę przed przystąpieniem do pracy i ewentualnie doprowadzić do zmiany przedstawionego mu dokumentu.
Umowa cywilnoprawna w formie elektronicznej
nie, musiałe(a)m osobiście stawić się na rozmowie
39%
Przepisy kodeksu cywilnego dotyczące umowy zlecenia, które mają odpowiednie zastosowanie do umów o świadczenie usług nieuregulowanych w przepisach odrębnych, nie określają wymogów co do formy zawarcia umowy. To oznacza, że
umowa tego rodzaju może być zawarta w dowolnej formie wybranej przez strony, w tym w postaci pisemnej, elektronicznej, dokumentowej, ustnej czy nawet dorozumianej.
Jeżeli umowa miałaby być zawarta w formie elektronicznej pod zastrzeżonym przez strony rygorem nieważności, to do zawarcia umowy konieczne byłoby zachowanie formy elektronicznej przez obie strony, czyli zgodnie z art. 781 § 1 kodeksu cywilnego niezbędne byłoby złożenie przez obie strony kwalifikowanych podpisów elektronicznych na elektronicznym dokumencie umowy. Brak podpisów z obu stron w tej sytuacji (a więc przy zastrzeżonym rygorze nieważności), oznaczałby nieważność umowy.
Powyższe nie musi jednak oznaczać, iż akurat w przypadku opisanym przez czytelnika umowa nie została skutecznie zawarta. O tym, jakie przepisy należy zastosować i jakie skutki się z nimi wiążą, decydują szczegóły sprawy, w tym szczegóły rozmów prowadzonych pomiędzy stronami. Z uwagi na wielość scenariuszy nie sposób tutaj przeanalizować wszystkie. Nie sposób też wiążąco rozstrzygnąć, który scenariusz będzie faktycznie miał w tej sytuacji zastosowanie - do tego potrzebne byłoby szczegółowe odtworzenie rozmów czytelnika z firmą oferującą zatrudnienie.
Niemniej, po pierwsze, nawet przy uznaniu, że umowa elektroniczna jest nieważna, to gdyby jednak Czytelnik przystąpił do pracy i otrzymywałby z tego tytułu wynagrodzenie, to można byłoby uznać, że doszło do zawarcia odrębnej, ważnej umowy poprzez formę dorozumianą. Wyznacznikiem treści umowy byłby wówczas nie tyle elektroniczny projekt umowy przesłany przez zleceniodawcę, ale rzeczywiście realizowane przez strony warunki.
Po drugie, forma elektroniczna umowy mogła zostać uzgodniona przez strony bez rygoru nieważności - co oznacza, że zawarcie umowy w innej niż elektroniczna formie nie skutkuje nieważnością umowy. A co najwyżej w razie sporu sądowego pomiędzy stronami może niekiedy powodować utrudnienia dowodowe w zakresie potwierdzenia faktu zawarcia umowy zeznaniami świadków lub stron (art. 74 kodeksu cywilnego).
Po trzecie, należy mieć na uwadze, że
potocznie nazwa "forma elektroniczna" (a więc według przepisów kodeksu cywilnego wymagająca kwalifikowanych podpisów elektronicznych) bywa kojarzona także z zawarciem umowy poprzez wymianę maili czy SMS-ów, a więc z tzw. formą dokumentową, która nie wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a jedynie możliwości ustalenia, kto składa oświadczenie. W sytuacji, gdyby ustaleniami stron było objęte zawarcie umowy w takiej formie, wystarczyłoby, aby czytelnik mailowo odpisał zleceniodawcy, że wyraża zgodę na przedstawione warunki - i umowa byłaby już ważnie zawarta.
Po czwarte, z zapytania czytelnika wynika, że prowadził już pewne rozmowy ze zleceniodawcą odnośnie do zatrudnienia. Nie da się zatem wykluczyć sytuacji, że do zawarcia umowy już doszło w formie ustnej (strony porozumiały się w zakresie wszystkich istotnych warunków umowy), a przesłanie elektronicznie spisu uzgodnionych warunków miało na celu jedynie ich potwierdzenie dla celów dowodowych.
Poznaj trójmiejskich pracodawców
Każdorazowo zatem istotna jest reakcja czytelnika. Już samo przystąpienie przez czytelnika do pracy może zostać postrzeżone jako jego akceptacja dla przedstawionych mu warunków umowy. Niemniej w związku z wątpliwościami co do rzeczywistych uzgodnień stron zalecane byłoby potwierdzenie przyjęcia warunków - najlepiej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a jeśli czytelnik go nie posiada, to chociaż poprzez odpisanie w formie mailowej.
Natomiast jeśli czytelnik nie zgadza się z warunkami otrzymanej umowy, dla swojego bezpieczeństwa winien niezwłocznie przekazać firmie taką informację - najlepiej w formie mailowej - i ewentualnie przystąpić do negocjacji akceptowalnych dla niego warunków przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków w firmie. W zależności zatem od okoliczności sprawy i treści prowadzonych rozmów ocena prawna przedstawionej sytuacji może być różna -
niemniej w każdym scenariuszu istotna będzie reakcja czytelnika.
Porady prawnika
Masz wątpliwości dotyczące działań firmy, która cię zatrudnia? Nie wiesz jak postąpić w sporze z pracodawcą, jakie możliwości pozostawia ci prawo pracy? A może po prostu jest temat, który cię nurtuje i chcesz poznać zastosowanie bieżących przepisów? Prześlij swoje pytania mailem: serwispraca@trojmiasto.pl. Na pytania czytelników odpowiadać będą radcy z trójmiejskich kancelarii. Odpowiedzi na wybrane pytania publikowane będą w Serwisie Praca portalu Trojmiasto.pl
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
