Odpowiedź na to pytanie jeszcze do niedawna nie była jednoznaczna, jako że przepisy prawa pracy nie regulowały w żaden sposób tej kwestii. Aż do chwili obecnej. Przy okazji wdrażania RODO zostanie znowelizowany Kodeks pracy w ten sposób, aby nie tylko monitoring miejsca pracy stał się w pełni legalny, ale również monitoring poczty elektronicznej i inne jego formy.
Jak było dotychczas?
O ile w chwili obecnej brak jest formalnej podstawy prawnej do stosowania monitoringu w miejscu pracy a wszelkie próby opierały się na indywidualnej interpretacji istotnego orzeczenia Europejskiego Trybunału Praw Człowieka (ETPCz) z 2016 r., o tyle po zmianie Kodeksu pracy przygotowywanej przez Ministerstwo Cyfryzacji sytuacja ta zostanie uregulowana w sposób jednoznaczny.
Wyżej wymieniony wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka zapadł na kanwie sporu dotyczącego monitorowania służbowej skrzynki mailowej pracownika. Trybunał stwierdził, iż co do zasady pracodawca ma prawo monitorować swoich pracowników, ale pod pewnymi warunkami.
Przede wszystkim pracodawca powinien poinformować swoich pracowników o możliwości sprawowania takiej kontroli i zakazać wykorzystywania służbowego maila do celów prywatnych. Ponadto taka inwigilacja nie powinna naruszać prawa pracownika do prywatności. Nowelizacja Kodeksu pracy wychodzi naprzeciw potrzebom uregulowania tej materii, tak aby ukrócić wątpliwości odnośnie interpretowania wyroku ETPC nie tylko w zakresie monitorowania służbowych skrzynek mailowych, ale także w zakresie pozostałych form monitoringu pracowników.
Monitoring wizyjny wg. nowych przepisów
W projekcie zmiany Kodeksu pracy przewiduje się m.in. wprowadzenie art. 224 dot. monitoringu wizyjnego zakładu pracy oraz art. 225, który będzie podstawą prawną do monitorowania poczty elektronicznej pracownika. W myśl pierwszego z powołanych wyżej artykułów, pracodawca będzie mógł wprowadzić monitoring wizyjny na terenie zakładu pracy lub wokół terenu zakładu jeżeli będzie to niezbędne do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
- ochrony mienia lub
- kontroli produkcji lub
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Co zasady
monitoring nie będzie mógł obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach do realizacji któregoś z celów określonych powyżej w punktach 1-4 będzie absolutnie niezbędne. W takiej sytuacji zgodnie z projektem monitoring wizyjny tych pomieszczeń nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Zapobiegać temu ma choćby stosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Nagrania z monitoringu będą przechowywane przez okres maksymalnie 3 miesięcy, chyba że wcześniej zwróci się po nie sąd, żeby wykorzystać je jako dowód w sprawie.
Nowe regulacje dot. monitoringu poczty elektronicznej
Od dnia wejścia w życie nowelizacji pracodawca będzie mógł wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, pod warunkiem, że będzie to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie będzie mógł natomiast naruszać tajemnicy prywatnej korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Rodzi się jednak wątpliwość, jak pogodzić prawo do tajemnicy prywatnej korespondencji, jeżeli taka korespondencja prowadzona jest za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej. Na to pytanie odpowiedź dał jeszcze ETPCz we wspomnianym powyżej orzeczeniu, gdzie wskazał, że
prawo do prywatności nie ma charakteru absolutnego i można je w pewnych sytuacjach ograniczyć, jak np. w przypadku kontroli wykonywania obowiązków pracowniczych.
Dopuszczalność innych form monitoringu
Ministerstwo Cyfryzacji w projekcie nowelizacji Kodeksu pracy wprowadza także furtkę do stosowania innych form monitorowania pracowników jeżeli będą - podobnie jak w przypadku monitoringu poczty elektronicznej - niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Za taką inną formę monitorowania można uznać np. monitorowanie stron internetowych odwiedzanych przez pracownika za pomocą służbowego komputera czy też monitorowanie za pomocą GPS położenia pracownika wykonującego obowiązki służbowe w terenie. Teoretycznie, równie dobrze za inną formę monitorowania można uznać nagrywanie i monitorowanie rozmów telefonicznych wykonywanych przez pracowników za pomocą służbowych telefonów.
Podsumowanie
Niewątpliwym plusem tej nowelizacji jest uregulowanie zasad, według których pracodawca będzie mógł prowadzić wszystkie formy monitoringu. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu będą musiały zostać ustalane w wewnątrzzakładowym akcie prawnym jak np. układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli zakład pracy nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub regulaminem pracy. Poza tym
pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy będzie musiał przekazać mu na piśmie informacje dotyczące stosowanych form monitoringu.
Pracodawca będzie również zobowiązany poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku wprowadzenia monitoringu wizyjnego pracodawca będzie musiał oznaczyć monitorowane pomieszczenia w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Proponowane przez Ministerstwo Cyfryzacji zmiany Kodeksu pracy niewątpliwie w pewnym stopniu ucywilizują i tak już stosowane przez część pracodawców formy monitoringu.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
