Przedłużająca się nieobecność, a zastępstwo w pracy

Przedłużająca się nieobecność jednego z pracowników może stwarzać problemy w organizacji pracy zakładu. W tej sytuacji pracodawca powinien zatrudnić nową osobę lub sprawiedliwie rozdzielić obowiązki pomiędzy pracowników. Tylko co zrobić, gdy dodatkowe obowiązki nie pozwalają realizować dotychczasowych zadań.

Niedawno ukazał się na Trojmiasto.pl artykuł na temat przejęcia obowiązków pracownika, który odszedł z pracy. Jestem w podobnej sytuacji i chciałabym się poradzić. Pracuję w mojej firmie ponad dwa lata i początkowo pracowałam jako inżynier procesu. Od 10.2018 pracuję na innym stanowisku (inżynier pakowania i koordynator PFMEA). W czerwcu 2019 jeden z kolegów inżynierów uległ wypadkowi i jego nieobecność cały czas się przedłuża. Takie przedłużanie jego nieobecności ma miejsce mniej więcej co trzy miesiące. W związku z tym ja z kolegą zostaliśmy zmuszeni podzielić się jego obowiązkami. W rezultacie zaniedbuję moje obecne stanowisko, a wróciłam do roli inżyniera procesu. Oczywiście pełnię obie funkcje, więc liczba obowiązków mi przybyła. Rzadko pracuję w nadgodzianach, bo są one wyłącznie do odbioru, więc liczba zdań i tak mi się nie zmniejszy. Przez to od kilku miesięcy pracuję w dużym stresie. W moim zakresie obowiązków mam uwzględnione tajemnicze zdanie: Wsparcie jako członek zespołu, kierownictwa projektu w celu pomocy w osiągnięciu założeń projektowych.

• Czy pracodawca bezprawnie zmusza mnie do zaniedbywania moich obowiązków na bieżącym stanowisku?
• Czy może się zasłonić moim zakresem obowiązków?
• Czy jest sposób, żeby zmusić go do zatrudnienia kolejnego pracownika? 
• Co mogę zrobić w takiej sytuacji? Chciałabym wspomnieć, że na stanowisku koordynatora PFMEA mam kontakt z naszymi klientami, dokumenty są sygnowane moim nazwiskiem i wysyłanie ich w byle jakiej formie ze względu na presję czasu i brak pracowników źle wpływa na moją markę jako inżyniera.
• Dodatkowo mam podpisaną umowę lojalnościową z firmą na studia dotyczące pakowania. Studiów nie skończyłam, bo nawet fizycznie ledwo co pracuję w tej działce w firmie.

Porady prawne w serwisie Praca

Na pytanie odpowiada Tomasz Siemoński, radca prawny z Kancelarii Radcy Prawnego - Tomasz Siemoński.

W pierwszej kolejności pragnę podkreślić, iż jednym z podstawowych zadań racjonalnego pracodawcy organizowanie pracy podległego zespołu w taki sposób, żeby realizował on postawione przed nim cele przy jednoczesnym wykorzystaniu potencjału kadry. Z opisanego stanu faktycznego wynika, iż pracodawca próbuje uniknąć negatywnych konsekwencji czasowej niedyspozycji jednego z pracowników, powierzając jego obowiązki w sposób nieformalny dwóm pozostałym, co w istocie może naruszać przepisy prawa pracy. Odnosząc się natomiast do przedstawionego przez czytelniczkę sformułowania wynikającego z jej zakresu obowiązków, tj. "wsparcie jako członek zespołu, kierownictwa projektu w celu pomocy w osiągnięciu założeń projektowych", należy wskazać, iż jest ono wyjątkowo ogólne i nie powinno stanowić podstawy do wydawania dowolnych poleceń.

W przedstawionej sytuacji, w związku z przedłużającą się nieobecnością pracownika, pracodawca powinien rozważyć zawarcie tzw. umowy na zastępstwo. Zawarcie takiej umowy nie jest jednak obowiązkiem pracodawcy. Umowa na zastępstwo stanowi podtyp umowy o pracę na czas określony i podlega zasadom i ograniczeniom przewidzianym dla tego rodzaju umów z pewnym istotnym odstępstwem uregulowanym w art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy. Umowę taką zwyczajowo zawiera się w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika spowodowanej urlopem, w szczególności macierzyńskim lub wychowawczym albo przedłużającą się chorobą, co do zasady na czas trwania tej nieobecności. Zawarcie tej umowy może być poprzedzone umową na okres próbny, której celem jest zweryfikowanie kwalifikacji pracownika na tymczasowo nieobsadzonym stanowisku pracy. Mimo że Kodeks pracy nie stanowi takiego wymogu przedmiotowa umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej przede wszystkim dla celów dowodowych na wypadek ewentualnego sporu. Wskazany w umowie rodzaj pracy powinien być bezwzględnie ten sam, który wykonywał nieobecny pracownik, co nie oznacza jednak, iż nie można dokonać modyfikacji w zakresie warunków pracy np. wysokości wynagrodzenia.

Co istotne umowa powinna zawierać imienne oznaczenie pracownika, który będzie zastępowany, a także termin rozwiązania umowy, który może być oznaczony dwojako albo w drodze wskazania konkretnej daty albo poprzez niebudzące wątpliwości określenie chwili, w której dojdzie do jej rozwiązania, np. ostatni dzień zwolnienia lekarskiego pracownika. Warto nadmienić, iż umowa na zastępstwo może zostać rozwiązana w każdym z trybów przewidzianych dla umowy o pracę na czas określony. Tak jak wskazano na wstępie, w odróżnieniu od standardowej umowy na czas określony, umowa na zastępstwo nigdy nie przekształci się w umowę o pracę na czas nieokreślony, gdyż uniemożliwia to treść art. 251 § 4 pkt 1 Kp. Umowa ta może być zawierana wielokrotnie, co umożliwia pracodawcy dostosowanie się do wymiaru usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

Umowę na zastępstwo pracodawca może zawrzeć zarówno z pracownikiem "z zewnątrz", jak i z dotychczasowym pracownikiem. W tym ostatnim wypadku wymagane jest, żeby rodzaj pracy świadczonej przez pracownika na podstawie głównej umowy o pracę był odmienny od tego, który ma być świadczony na podstawie umowy na zastępstwo. W wyroku z 17 sierpnia 2006 r. (III APa 24/06, OSA 2007/7/12) Sąd Apelacyjny w Lublinie orzekł, że "świadczenie tej samej rodzajowo pracy, co określona w umowie o pracę poza normalnym czasem pracy pracowników, na podstawie kolejnej umowy o pracę jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych. Zawieranie takich umów stanowi obejście przepisów o czasie pracy, przy czym nie ma tu znaczenia wola pracownika i pracodawcy".

Pracodawca borykający się z problemem nieobsadzonego stanowiska pracy może zastosować również art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Zgodnie z powyższy przepisem wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Takie powierzenie nie zostało obwarowane żadnymi wymogami dotyczącymi formy, nie wymaga zatem zachowania formy pisemnej. Należy jednak wspomnieć, iż powierzenie pracy w trybie art. 42 § 4 nie stanowi rozszerzenia obowiązków pracownika, a je zastępuje, co oznacza, iż pracownik zaprzestaje wykonywania dotychczasowej pracy.

Kwestią bezsporną pozostaje natomiast, iż nagłe zwiększenie obowiązków pracownika powinno wiązać się z odpowiednią gratyfikacją finansową, która w przypadku sporu może być dochodzona na drodze postępowania sądowego. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 9 grudnia 1999 r. (I PKN 403/99) "przejęcie obowiązków innego pracownika bez uzgodnienia z pracodawcą nie uzasadnia roszczenia o zwiększenie wynagrodzenia. Pracodawca nie ma obowiązku przeznaczenia środków uzyskanych w wyniku zmniejszenia zatrudnienia na podwyższenie wynagrodzeń pozostałym pracownikom", a contrario przejęcie obowiązków innego pracownika z woli pracodawcy powinno uzasadniać roszczenie o zwiększenie wynagrodzenia.