Planowanie urlopu na nadchodzący rok

Rok 2018 chyli się już ku końcowi, w związku z czym część pracodawców zaczęła myśleć już o przyszłorocznych urlopach. Czy wymaganie od pracowników zaplanowania urlopów z rocznym wyprzedzeniem jest zgodne z prawem?

Jestem osobą pracującą w handlu od 8 lat (duży hipermarket wielobranżowy). Mam wielu znajomych, jak i rodzinę pracującą w różnych gałęziach rynku pracy (spółdzielnie, sklepy, szkoły, IT, administracja). Każdego roku mój pracodawca "nakazuje" swoim pracownikom zaplanowanie dni urlopowych (wszystkich, bez czterech dni pozostawionych na tzw. urlop na żądanie) na nowy rok kalendarzowy z wyprzedzeniem. Rozumiem chęć jego zabezpieczenia się przed brakami kadrowymi w trakcie trwania roku, ale czy jest to zgodne z prawem, aby narzucić swoim pracownikom zaplanowanie urlopu na rok 2019 z takim wyprzedzeniem? Większość moich znajomych ma obowiązek zaplanowania tylko długiego urlopu (tzw. wakacyjny 2-tygodniowy). Natomiast pracownicy firmy, w której pracuję muszą zaplanować każdy dzień.
Na pytanie odpowiada Mariusz Królczyk, prawnik z Kancelarii Prawnej Griffin.

Ustalanie urlopów

Przyjmuje się, że ustalanie urlopów w oparciu o Kodeks pracy musi nastąpić przed nowym rokiem kalendarzowym, czyli przed rozpoczęciem okresu, w którym pracownicy nabywają prawo do urlopu. W myśl zasady zawartej w treści art. 163 § 1 Kodeksu pracy, ustalanie urlopu przez pracodawcę następuje w oparciu o wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Dlatego pracodawca może wymagać od pracowników zaplanowania terminu urlopu już w ostatnich miesiącach starego roku kalendarzowego.

Nie ulega wątpliwości, że z perspektywy pracowników zaplanowanie urlopów z tak dużym wyprzedzeniem jest uciążliwe i trudne. Niestety Kodeks pracy nie przewiduje w tej kwestii ograniczeń lub terminów dla pracodawcy. To od pracodawcy, jak również od zwyczajów przyjętych w poszczególnych zakładach pracy zależy, czy ustalanie urlopów odbywa się z wyprzedzeniem na cały rok, czy okres ten ulega podzieleniu na krótsze okresy, np. półroczne czy nawet kwartalne.

Inną kwestią jest jednak żądanie pracodawcy zaplanowania przez pracowników wszystkich przysługujących im dni wolnych. W zależności od stażu pracy pracownikom przysługuje łącznie 20 dni wolnych (jeżeli jest zatrudniony krócej niż 10 lat) lub 26 dni wolnych (dla zatrudnionych co najmniej 10 lat). Należy pamiętać, że w tym wymiarze urlopu uwzględnione już zostały cztery dni wolne, przysługujące z tytułu urlopu na żądanie. Ponadto, zgodnie z nowym projektem Kodeksu pracy od 2019 roku wszystkim pracownikom, bez względu na staż, może przysługiwać 26 dni urlopu.

Urlop na żądanie

Urlop na żądanie został uregulowany w art. 167(2) Kodeksu pracy. Zgodnie z treścią tego przepisu pracodawca jest zobowiązany, czyli musi udzielić urlopu:
• na żądanie pracownika i 
• w terminie przez niego wskazanym.

Pracownikowi przysługują cztery dni takiego urlopu w każdym roku kalendarzowym. Warto pamiętać, że urlop na żądanie przysługuje pracownikowi pod warunkiem, że zgłosi żądanie jego udzielenia najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop na żądanie jest specjalnym przywilejem pracownika zagwarantowanym mu przez Kodeks pracy. Jego cechą charakterystyczną jest to, że cztery dni przysługujące pracownikowi w trybie urlopu na żądanie nie są objęte planem urlopów, za czym przemawia samo brzmienie tego przepisu oraz stanowisko przyjęte przez orzecznictwo (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 23 listopada 2016 r. (III APa 61/15). Tym samym, pracodawca nie może wywierać nacisków na pracownika, żeby z wyprzedzeniem zaplanował również te cztery dni wolne.

Oznacza to, że każdemu pracownikowi, niezależnie od stażu pracy, przysługują cztery dni wolne, które nie mogą zostać zaplanowane z wyprzedzeniem. W zależności od stażu pracy planem urlopów może zatem zostać objętych jedynie 16 lub 22 dni wolnych. W ślad za przywołanym powyżej wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Warszawie dzieje się tak, ponieważ urlop na żądanie nie jest typowym urlopem. Zgłasza się go przeważnie w dniu jego rozpoczęcia, przez co nie służy on zaspokojeniu potrzeb regeneracyjno-rekreacyjnych, a wiąże się najczęściej z nagłym, nieprzewidzianym zdarzeniem.

Nieprzerwalność urlopu

Według ogólnej zasady z art. 152 Kodeksu pracy, urlop pracowniczy jest nieprzerwany. Wyjątek od tej zasady przewiduje jednak art. 162 Kodeksu pracy, według którego na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nieprzerwanie minimum 14 dni. Tym samym, pracodawca może jedynie żądać od pracownika, by jedną z części jego urlopu stanowił dwutygodniowy urlop. W innych okolicznościach nie może narzucać pracownikowi długości urlopu.

Plan urlopów i porozumienie z pracodawcą

Należy również zwrócić uwagę na sposoby ustalania urlopów. Zarówno plan urlopów uregulowany w treści art. 163 § 1 Kodeksu pracy, jak i porozumienie pracownika z pracodawcą przewidziane w art. 163 § 1(1) Kodeksu pracy następują z uwzględnieniem dwóch okoliczności:

• wniosków pracowników oraz
• zapewnieniem normalnego toku pracy.

Według Kodeksu pracy powyższe czynniki są tożsame. Innymi słowy, pracodawca przy planowaniu urlopów musi jednakowo kierować się zarówno wolą pracowników, jak i koniecznością zapewnienia normalnego biegu pracy. Co więcej, jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 590/00) pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika, jeżeli wybrany termin będzie kłócił się z zapewnieniem dotychczasowego przebiegu pracy lub z przewidzianych prawnie powodów.

Jedyne odstępstwo od powyższych uregulowań stanowi m.in. urlop macierzyński i urlop rodzicielski. W przypadku ustalania urlopów w formie porozumienia z pracodawcą, użyte przez Kodeks pracy "porozumienie" należy rozumieć jako wspólne i zgodne. Ustalenie urlopu w wyjątkowych sytuacjach może wiązać się z osiągnięciem przez obie strony stosunku pracy kompromisu. W przeciwnym razie, gdy strony nie dojdą do porozumienia, to nieobecność pracownika z tytułu urlopu nie będzie usprawiedliwiona (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 maja 1998 r., I PKN 99/98). Co więcej, jeżeli pracownik będzie pozostawał jedynie przy swojej propozycji urlopu, pracodawca może stwierdzić, że takie zachowanie pracownika szkodzi jego interesom.

Podsumowanie

Podsumowując, zaplanowanie urlopów musi nastąpić przed okresem, w którym pracownik nabywa nowe uprawnienia urlopowe, czyli pracodawca może planować urlopy przed nowym rokiem kalendarzowym. Jednak pracodawca nie może wymagać od pracownika zaplanowania z wyprzedzeniem pełnego wymiaru urlopu. Niezależnie od stażu pracy, pracownikowi przysługują cztery dni wolne, które może wykorzystać w dowolnej chwili jako urlop na żądanie.