Prawidłowa komunikacja jest kluczowym elementem dobrego funkcjonowania każdej firmy. Telefony, maile, pisma, firmy instruktażowe czy firmowe portale społecznościowe - sposobów na porozumienie się z szefostwem czy kolegami z firmy jest naprawdę dużo. Które z nich są najbardziej efektywne i czy podczas dni wolnych od pracy w ogóle powinniśmy z nich korzystać?
Skrzynka e-mailowa plus telefon, ten niegdyś najpopularniejszy zestaw służący do komunikacji wewnątrz firmy, obecnie traci na popularności.
- To nie przypadek, że firmy mocno stawiają na nowe rozwiązania. W oczach pracowników e-maile coraz bardziej postrzegane są jako nudny kanał komunikacji, którego obsługa zajmuje dużo czasu. W natłoku firmowej korespondencji trudno o kreatywność i wymianę ciekawych pomysłów - mówi Grzegorz Blachowski, Grupa GPEC.Wnioski te potwierdza badanie przeprowadzone na zlecenie Emplo przez SW RESEARCH na 528 pracownikach średnich i dużych firm oraz korporacji. Z raportu "Efektywność biznesowa zaczyna się od komunikacji wewnętrznej" wynika, że 67 proc. pracowników uważa, że narzędzia on-line wykorzystywane wewnątrz firmy mogą usprawnić komunikację z pracownikami, a 56 proc. jest zdania, że mogą one wyeliminować dotychczasowe formy kontaktu jak e-maile i rozmowy telefoniczne w firmach.
tak, specyfika mojego zawodu tego wymaga
22%
tak, wynika to z firmowych zwyczajów, które respektuję
8%
tak, chociaż bardzo tego nie lubię
11%
odbieram wiadomości, ale odpisuję i oddzwaniam w godzinach pracy
22%
nie, wyłączam służbowy telefon po wyjściu z pracy
37%
- Dziś w komunikacji wewnętrznej nie chodzi tylko o przekazywanie informacji z góry na dół, ale o budowanie środowiska pracy, które współtworzą pracownicy i na które mają realny wpływ. Takiej demokracji nauczyły nas platformy społecznościowe, z których wszyscy korzystamy prywatnie. Budowanie komunikacji wewnętrznej w organizacjach w oparciu o dokładnie te same społecznościowe mechanizmy to dziś konieczność i odpowiedź pracodawcy na oczekiwania pracowników. Jak wynika z naszego badania, większość zatrudnionych uważa, że nowe technologie mogą istotnie wspierać firmę w budowaniu skutecznej komunikacji wewnętrznej - mówi Paweł Leks, CEO z platformy Emplo.Okazało się też, że im więcej pracowników w firmie, tym większe zapotrzebowanie na technologiczne rozwiązania społecznościowe. W firmach zatrudniających powyżej 500 osób, 70 proc. zapytanych chciałoby mieć dostęp do takiego rozwiązania online, podczas gdy w organizacjach zatrudniających od 51 do 250 osób odsetek ten wynosi 65 proc.
Chatowanie w pracyJednym z bardziej popularnych programów służących do komunikacji w firmie jest
Yammer, korzystają z niego m.in. Kainos i
GPEC.
- Każdy z pracowników ma możliwość dodania publicznego posta, zdjęcia, komentowania, lajkowania, stworzenia własnej grupy, np. zrzeszającej entuzjastów żeglowania czy miłośników kotów, jak również wysłania pozostałym pracownikom prywatnej wiadomości - mówi Iwo Sadecki z Kainos.- Z Yammera korzystamy zaledwie od kilku miesięcy, ale już możemy powiedzieć, że to tu przeniosły się tematy poruszane dotychczas w małych grupach i na korytarzach. Angażujemy coraz większą społeczność do wspólnych dyskusji nad tematami, o których jeszcze jakiś czas temu wiedzę miała tylko ograniczona liczba osób. Większość ruchu i działań inicjują sami pracownicy. Mamy m.in. grupę Aktywni, gdzie wymieniamy się informacjami o imprezach sportowych, czy fotorelacjami z wydarzeń, w których biorą udział nasi pracownicy zarówno prywatnie, jak i grupowo. W grupie pojawiają się też ćwiczenia od naszej firmowej trenerki personalnej. Dyskutujemy również na poważnie - w grupie Kierunki Grupy GPEC pracownicy na równi z zarządem rozmawiają na temat rzeczy ważnych z punktu widzenia rozwoju firmy i projektów - wyjaśnia Grzegorz Blachowski z Grupy GPEC.Rewolucyjną zmianą w niektórych firmach jest też rezygnacja ze standardowych telefonów.
- Wraz z rozpoczęciem działalności Global Competence Center w Gdańsku, postanowiliśmy od razu na nowoczesne rozwiązania i zrezygnowaliśmy z używania standardowych telefonów stacjonarnych na rzecz wygodniejszego narzędzia, jakim jest właśnie softphone - mówi Katarzyna Kozłowska ze Staples. - Służy do tego specjalna funkcja w komunikatorze o nazwie softphone. Każda pracownik ma przypisany indywidualny numer, z którym mogą komunikować się wszyscy posiadacze telefonów komórkowych/stacjonarnych na całym świecie. Softphone można określić mianem wirtualnego telefonu.Ważnym kanałem firmowej komunikacji staje się też wideo.
- Już jakiś czas temu zaczęliśmy oswajać komunikację wideo. Wykorzystujemy ją zwłaszcza przy uruchamianiu nowych projektów, które zapowiadamy w formie krótkich filmów - choćby przy naszych raportach rocznych. Tworzymy także filmiki ze spotkań biznesowych z klientami podczas eventów i konferencji, które służą jako krótkie podsumowanie - mówi Grzegorz Blachowski, Grupa GPEC.Firmy, bardzo często decydują się też na wprowadzenie komunikatorów takich jak Cisco Jabber, Skype For Business, Slack. Popularnością cieszą się też programy ułatwiające prowadzenie spotkań czy szkoleń oraz dzielenia się zadaniami.
Odejście od oficjalnych sposobów komunikowania się może jednak wprowadzać pewien chaos.
Na co możemy pozwolić sobie w służbowych mailach i czy polecenie wydane przez komunikator ma taką samą wagę jak to w oficjalnej wiadomości?- Służbowe wiadomości, jak sama nazwa wskazuje, mają charakter oficjalny niezależnie od formy przekazu. A jeśli tak, to wymagają od nas ustalonych form, zgodnych z etykietą biznesową. W tym przypadku nie ma miejsca na emotikony. Ku przestrodze warto wspomnieć, że to, co wysyłamy służbowo w wiadomościach SMS lub przez inne komunikatory internetowe ma taką samą wagę jak mail, dokument pisemny dla sądów oraz innych urzędów państwowych - mówi Ewa Czertak, mentor biznesu, ekspert i praktyk personal brandingu, Akademia Marki z Klasą. - Najczęściej spieszymy się pisząc korespondencję służbową i dlatego warto po napisaniu właściwej treści dodać miłe formy grzecznościowe. Warto nawiązać do wcześniejszej korespondencji, podziękować, napisać serdeczne pozdrowienia, podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem wraz z funkcją służbową. Taki zwyczaj w zupełności zastąpi emotikony, a jednocześnie wyrazimy swoje emocje i szacunek dla adresata korespondencji. Pamiętajmy, że po drugiej stronie maila jest taki sam człowiek jak my.
Cześć panie prezesie!Komunikacja w firmie obywa się jednak nie tylko drogą elektroniczną. Bezpośrednie kontakty z przełożonym również wymagają stosowania się do biurowych zwyczajów. Nowoczesne firmy często preferują system, w którym zwracamy się do wszystkich po imieniu. Czy sprzyja to poprawnym relacjom?
- W większości dużych korporacji zwyczaj mówienia po imieniu funkcjonuje doskonale od wielu lat. W dużych organizacjach znacznie prościej zachować autorytet, ponieważ są wyraźne granice w relacjach podwładny - przełożony. Wynikają one z pełnionych funkcji, ról, odpowiedzialności. Jeśli zwracamy się po imieniu do prezesa, to nie przyjdzie nikomu do głowy klepać go po plecach, proponować wyjścia na piwo, czy wyjazdu na wspólne wakacje. Pojawia sie jednak mylne rozumienie tego zwyczaju w organizacjach, gdzie nie ma wypracowanej kultury współżycia. Wówczas przejście na "ty" rozumiane jest jako skracanie dystansu i spoufalenie. Etykieta biznesowa określa, kto i komu proponuje przejście na "ty", dlatego warto zapoznać sie z zasadami - ostrzega Ewa Czertak.- To zależy od kultury w szerszym znaczeniu - narodowej oraz organizacyjnej. W kulturach sformalizowanych (używana jest forma pan, pani) i o dużym dystansie władzy, czyli wysokim poziomie akceptacji przywilejów, jakie ma osoba zajmująca wyższe stanowisko ("jest kimś lepszym"), przechodzenie na "ty" uderza w ukryte przekonania o tym, jaki jest właściwy porządek społeczny i jego wyraz komunikacyjny. I odwrotnie - w kulturach o niskim dystansie władzy i mniej sformalizowanych nienaturalnym byłoby używanie formy pan/i. Polska jest krajem dość sformalizowanym i o stosunkowo dużym dystansie władzy, więc przejście na "ty" z szefem (jeśli on/ona to proponuje) może być odczytane jako zachęta do zwiększenia oczekiwań względem szefa i osłabienia wysiłków podejmowanych w ramach wykonywania swoich obowiązków. Jednak w firmie, w której panuje atmosfera równości, nowo przyjęci pracownicy uczą się, że "tykanie" szefa nie wiąże się ze zmianą zachowań na stanowisku pracy, a nawet znacząco ułatwia komunikację - mówi psycholog biznesu, dr hab. Krystyna Adamska, prof. UG.Piątek wieczorem, telefon od szefaKiedyś, zamykając za sobą drzwi pracy w piątkowe popołudnie, zostawialiśmy wszystkie obowiązki aż do poniedziałku. Postęp technologiczny sprawił, że jesteśmy teraz dostępni praktycznie 24 godziny na dobę, nie tylko dla znajomych, ale też dla szefa. Czy wyłączanie służbowej komórki w czasie wolnym jest niegrzeczne, a może to wyraz dbania o swoją prywatność?
- To zależy od stopnia zaangażowania w pracę. Wysoki poziom zaangażowania, wynikający z identyfikacji z wykonywaną pracą, ale też z własną firmą (nie Ja w firmie, ale My firma) wiąże się z samodzielną decyzją o sensie zacierania granicy między czasem pracy a czasem wolnym. Ostatecznie granica ta ma charakter konstruktu społecznego i tworzenie recept na jej podstawie może być zwodnicze. Tego rodzaju zaangażowanie może służyć wzmocnieniu poczucia skuteczności (a to ma dalej szereg pozytywnych konsekwencji) i satysfakcji z bycia częścią całości. Jednak niskie zaangażowanie, przy jednoczesnym uleganiu presji wewnętrznej (poczucie obowiązku jako stała dyspozycja osoby) lub zewnętrznej (takie jest oczekiwanie kierownictwa) może wzmacniać poczucie krzywdy (co ma dalej szereg negatywnych konsekwencji) - mówi Krystyna Adamska.- Inaczej możemy skonstruować pytanie, komu nie zdarzyło się odpowiedzieć służbowo na SMS-a lub wiadomość wysłaną przez messengera w czasie wolnym od pracy? Dla młodszego pokolenia, dla przedsiębiorców odbieranie telefonów służbowych, używanie komunikatorów w czasie wolnym to już codzienność, a dla innych będzie to nadal rażące naruszenie prywatności. Jeśli nie wiemy, czy odbierać telefony, to najlepiej dowiedzieć się, jakie są zwyczaje wewnątrz organizacji, w której pracujemy i od początku ustalić oraz jasno komunikować, czy godzimy się na takie zwyczaje - mówi Ewa Czertak. - Odpowiedzmy sobie w pierwszej kolejności na pytanie, czy dany zwyczaj jest zgodny z moimi wartościami i sposobem życia? Niegrzecznością jest każda forma zachowania, która narusza przyjęte obyczaje i normy. Pamiętajmy jednak, że żyjemy w czasach szybkich zmian technologicznych, które całkowicie zmieniły tradycyjne sposoby porozumiewania się i w związku z tym zmieniły nasze obyczaje. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, naczelną zasadą jest szacunek dla drugiego człowieka, w tym szacunek dla czasu, jaki spędza z bliskimi poza pracą.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
