Podobno coraz częściej robimy zakupy przez internet. Niestety, rozwój handlu w sieci nie idzie w parze z rozwojem oferty firm kurierskich. Zdarza się, że z racji mało korzystnych godzin rozwożenia paczek, klienci robiąc zakupy przez internet podają adres firmy, w której pracują. Czy to wypada, zwłaszcza w okresie przedświątecznym, kiedy ruch samych przesyłek służbowych już bywa wzmożony?
tak, moja firma pozwala na to
67%
tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach
16%
nie, w mojej firmie można, ale ja z tego nie korzystam
10%
nie, w mojej firmie nie ma takiego zwyczaju
7%
Jak z tym zjawiskiem radzą sobie trójmiejskie firmy? W niektórych wprowadzono zakaz zamawiania prywatnych paczek na adres firmy. W innych przeciwnie - traktuje się to jak bonus i ukłon w stronę pracownika. Są też firmy, które zgadzają się, ale np. wprowadziły symboliczną odpłatność za korzystanie z firmowego adresu lub ograniczyły udział firmy w odbiorze prywatnych paczek. Czy firmy powinny pozwalać pracownikom na korzystanie z firmowego adresu, czy przeciwnie, bo mogłoby to zakłócić pracę sekretariatów?
- Zamawianie paczek do firmy jest dla pracownika zwyczajnie wygodne, jednak w nasilonej formie może znacząco zaburzyć funkcjonowanie sekretariatu firmy i może być też zwyczajnym nietaktem. Pracownikom rekomendowałabym zapytanie się przełożonego wprost, czy wyraża na to zgodę, i wspólne ustalenie, jakiej ilości paczek w miesiącu może się średnio spodziewać - mówi Marta Woźny-Tomczak, dyrektor firmy Personia, zajmującej się szkoleniami, rekrutacją i doradztwem HR. - Inaczej potraktowany zostanie ktoś, kto raz na kwartał kupuje sobie książkę w małej przesyłce, inaczej ktoś, kto zamawia większe gabaryty, stojące potem kilka dni w sekretariacie i zaburzające wygląd biura. Takie byłoby sugerowane rozwiązanie dla małej firmy, w której wszyscy się znają i w której panuje luźniejsza atmosfera. Jeśli firma jest większa, a przez to zapewne bardziej sproceduralizowana, właściwszym rozwiązaniem wydaje się paczkomat, odbiór paczki w kiosku lub na stacji benzynowej.Paczkomat w firmie
Postawienie paczkomatu w parku technologicznym lub w sieci biurowców spełni swą funkcję idealnie. Jest to na przykład rozwiązanie, z którego korzystają na terenie swojego kampusu pracownicy firmy Intel.
- Nasi pracownicy mogą zamawiać prywatne przesyłki korzystając z adresu siedziby firmy (bez użycia nazwy firmy, bo wtedy te przesyłki są traktowane jako przesyłki firmowe) i odebrać przesyłkę z recepcji lub bezpośrednio od kuriera w miejscu pracy. Dodatkowo mamy paczkomat, który jest rewelacyjnym rozwiązaniem, z którego korzysta mnóstwo pracowników - mówi Karolina Wojciechowska z firmy Intel.- W naszym biurze nie ma najmniejszego problemu z przyjmowaniem prywatnych paczek, jedynym wymogiem jest podanie nazwiska nadawcy, by bez problemu można było go namierzyć. O przybyciu paczki nie informujemy, bo jest ich zbyt dużo. Jeśli jednak za długo zalegają w recepcji, to szukamy winowajcy, a wówczas musi się na nowo wkupić w nasze łaski - mówi Anna Motylewska, administrative associate w firmie Kainos.Pod pewnymi warunkami
Czasem firmy zgadzają się na podanie adresu firmy, ale pod pewnymi warunkami. Podstawowy to nieangażowanie innych pracowników w odbiór naszych paczek i korzystanie z tego rozwiązania z umiarem.
- W naszej firmie pracownicy mieli możliwość zamawiania prywatnych paczek, jednak z czasem ilość i gabaryty zaczęły stanowić pewien problem. W pewien sposób ograniczyliśmy to wprowadzając opłatę, za każde zamówienie paczki do biura, pracownik wrzuca 2 zł do skarbonki. Zebrane środki przekazujemy pod koniec roku na wspólnie wybrany cel charytatywny. Pomagamy w ten sposób potrzebującym, a osoby, dla których dodatkowa opłata była problemem przerzuciły się na Inpost - mówi Joanna Kamińska, HR Manager, Trójmiasto.pl.- Oficjalnie pracownicy nie mogą wskazywać adresu firmy do odbierania prywatnych przesyłek. Jednocześnie, jeśli ktoś wskaże adres firmy, ale odbierze sam przesyłkę bez udziału recepcji i kancelarii (np. przed wejściem do budynku), nie widzimy przeciwwskazań. Z perspektywy pracodawcy najważniejsze jest to, aby nie angażować osób trzecich w odbiór prywatnych przesyłek - wyjaśnia Arkadiusz Bruliński, rzecznik prasowy STU Ergo Hestia. - Coraz bardziej popularne staje się korzystanie ze sklepów internetowych, co powoduje wzrost liczby przesyłek kurierskich zwłaszcza w okresie przedświątecznym. W naszej centrali przy ul. Łąkowej, w jednym budynku pracuje blisko 800 osób. Zapewne gdyby wszystkie z nich zechciały wykorzystywać administrację LPP do przyjmowania prywatnych przesyłek kurierskich w miejscu pracy, mogłoby to spowodować dość istotne uniedogodnienia. Niemniej jednak na co dzień pracownicy LPP starają się pomagać sobie wzajemnie. Nie bez powodu wyraźnie podkreślamy, że LPP to firma rodzinna. Dlatego w wyjątkowych sytuacjach, w przypadku konieczności wskazania adresu firmy jako miejsca odbioru przesyłki, uzgadniamy wcześniej jej odbiór z naszym działem administracyjnym. Bazujemy wyłącznie na wzajemnej uprzejmości i koleżeństwie - mówi Monika Wszeborowska, PR manager z firmy LPP.Względy bezpieczeństwa
Okazuje się też, że sprawa prywatnych paczek to nie tylko kwestia dezorganizacji pracy sekretariatów, to też sprawa bezpieczeństwa. W jednej z trójmiejskich firm z amerykańskimi korzeniami nie ma zwyczaju "użyczania" adresu firmowego właśnie ze względu na procedury bezpieczeństwa obowiązujące w całej korporacji, czyli we wszystkich oddziałach tej globalnej firmy. Jak twierdzą jej przedstawiciele, nigdy nie wiadomo, co pracownicy zamówią i czy przypadkiem nie będzie to coś niedozwolonego.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
